A casa e al lavoro siamo sempre più connessi: app, sistemi di condivisione file, hard disk, pc portatili, video call e chat: non c’è più nessun limite all’interconnessione… in teoria. Nella pratica la nostra società dimostra di non riuscire a gestire il numero sempre più crescente di dati e informazioni codificate, perché si ripercuotono negativamente sulla salute mentale e sullo stress dei lavoratori.

La modalità ibrida sviluppatasi con la modernità permette di migliorare le modalità di accesso a informazioni condivise, a patto che vengano messi a disposizione tutti gli strumenti e i device necessari, in modo da trasformare un deposito di dati in driver dinamici di crescita funzionale.

Il sovraccarico di informazioni si è verificato ed è cresciuto molto nel post pandemia, con numerosi utenti che trovano questo incremento “scomodo” dalle svariate password, app e fonti di dati diversificate, con autorizzazioni ad accessi incrociati, poco adatti per svolgere le proprie mansioni anche da remoto, senza contare la fatica riscontrata nel reperire le informazioni archiviate su piattaforme diverse.

Oggi sarebbe impensabile prescindere dai sistemi di condivisioni file di tipo personale, come potrebbero esser OneDrive, Google Drive o anche solo WhatsApp, ma la difficoltà sta nel combinarli tra loro poiché manca un raccoglitore unico a facilitare lo scambio di dati fondamentali per portare a termine le attività quotidiane. Per molti professionisti il tutto si traduce in una dispersione di tempo, in media un’ora al giorno, spesa alla ricerca di documenti o dati specifici seminati sulle reti o su sistemi condivisi aziendali.

È innegabile che la quantità di dati a disposizione stia aumentando esponenzialmente: ora dobbiamo cogliere il vantaggio informativo e rielaborarlo in chiave funzionale, trasformando l’archiviazione in un sistema fluido e smart. La dispersione e la cattiva gestione di documenti e comunicazioni, infatti, rischiano di produrre non solo un effetto negativo in termini di produttività aziendale, ma anche un impatto negativo sui lavoratori.

L’esigenza di ridurre la complessità di gestione e di governance delle informazioni è un passaggio obbligato per le aziende che vogliono cavalcare il cambiamento e aiutare i propri dipendenti a collaborare più facilmente con i propri colleghi, indipendentemente dal dispositivo o dall’applicazione che utilizzano, o da dove e come lavorano.